L’arrivée des machines à affranchir dans le monde des bureautiques a été un réel soulagement pour les entreprises. Elles ont permis de faciliter les tâches quotidiennes consistant à peser, calculer et affranchir les colis. Elles permettent aux sociétés d’économiser du temps et de l’argent. Les machines à affranchir sont des appareils qui vont peser et imprimer les tarifs par rapport au transport des courriers.
Machine à affranchir : de quoi s’agit-il ?
La machine à affranchir est un dispositif fabriqué pour faciliter le paiement des frais d’envoi des courriers ou colis au préalable. L’appareil va peser la lettre et fournir un affranchissement précis selon le poids. Il vous évite de faire la queue au bureau de la Poste pour envoyer votre lettre ou votre colis. De nombreux bureaux ou entreprises profitent de cette machine en raison de sa commodité et de sa précision.
Quel est le mode de fonctionnement d’une machine à affranchir ?
La machine à affranchir est une solution qui facilite la vie des sociétés. Pour affranchir un envoi, vous allez utiliser l’écran tactile ou le clavier pour sélectionner l’option d’affranchissement correspondant à votre besoin. Il vous faudra disposer de l’étiquette ou de la lettre sur laquelle votre machine imprimeral’empreinte postale.
Sur la plupart des machines, vous trouverez une balance qui sert à peser le courrier et déterminer le tarif exact que vous devez appliquer. La machine à affranchir est simple à utiliser. Sa seule contrainte est la mise à jour correcte des tarifs postaux. C’est pourquoi l’entreprise qui la loue doit donner des indications pour procéder à ces différentes mises à jour.
Celles-ci s’effectuent soit automatiquement, soit par l’intermédiaire d’une carte à puce transmise par l’entreprise. Le fonctionnement de cette machine est optimisé avec une balance, un écran tactile et une impression immédiate du timbre. Pour l’utiliser, vous devez glisser votre courrier directement dans la machine.
Qui est concerné par la machine à affranchir ?
Toutes les sociétés qui affranchissent au moins 20 courriers par jour sont concernées par la machine à affranchir. Cette machine leur est une réelle opportunité pour optimiser leur activité. L’entreprise peut l’avoir en location. Cela permet d’éviter tout investissement avec un départ trop onéreux. Les PME (Petites et Moyennes Entreprises) trouveront de l’intérêt à utiliser cette machine. Elle leur permettra de gérer différents envois, tels que :
- factures ;
- publicités ;
- fiches de salaires ;
- correspondances commerciales ;
- et autres documents administratifs.
Quelles sont les bonnes raisons pour adopter une machine à affranchir ?
Cet outil professionnel présente divers avantages qui facilitent la vie d’une entreprise.
Économiser le temps
La machine à affranchir permet un affranchissement sur place. C’est un gain de temps, car cela vous évite de vous rendre au guichet postal et d’endurer les files d’attente pour faire affranchir vos courriers. Vous êtes épargné des pertes de temps au niveau de la caisse. Votre facture vous parvient une fois par mois avec toutes les indications de volumes et de tarifs. Il n’y a plus de temps à perdre pour les calculs du montant à affranchir et l’angoisse des ruptures de stocks de timbre.
Économiser de l’argent
Par le biais de la balance, vous pouvez retrouver le tarif au gramme pour une enveloppe. En choisissant la tarification idéale, vous avez la possibilité d’économiser au moins 12 % des frais d’affranchissement par an. La poste propose une remise lorsque votre consommation mensuelle dépasse un certain montant.
Valoriser l’image de votre entreprise
Cette machine vous permet de gagner en rapidité ce qui est avantageux pour vous et vos clients. Elle va faire de meilleures impressions qui donnent une image très professionnelle auprès de vos clients et interlocuteurs.
Quels sont différents modèles de machines à affranchir ?
La toute petite machine à affranchir
Cette machine a pour avantage de gagner plus de temps. C’est un appareil permettant de réduire de manière considérable les coûts d’affranchissements. Ce modèle convient à un usage minime. Avec la machine de très petite taille, l’affranchissement est rapide (20 lettres par minute).
C’est une machine qui est d’une grande utilité, peu importe la taille de la société. Elle est composée de plusieurs balances. Cela permet de calculer l’affranchissement exact selon le poids du pli.
La petite machine à affranchir
Comme la précédente, cette machine vous permet d’économiser du temps et de réduire vos coûts. C’est une machine limitée par un usage plutôt faible. Elle est la meilleure option lorsque votre entreprise a besoin d’affranchir 30 à 200 lettres par jour. En optant pour cette machine, vous pourrez faire des économies sur chacun de vos affranchissements. Vous allez bénéficier de tarifs postaux préférentiels.
La machine à affranchir intelligente
La machine à affranchir intelligente offre la possibilité de faire un gain de temps important et une meilleure réduction des coûts d’affranchissement. C’est un dispositif qui est adapté aux gros volumes. C’est un modèle qui propose un nombre important d’options et de fonctionnalités. Cette dernière est le modèle que vous devez choisir si vous avez besoin d’affranchir plus de 200 plis la journée.
Le principal avantage de ce modèle est qu’il permet d’affranchir au moins 3 900 enveloppes par heure. La pesée lors de l’affranchissement se fait avec une grande rapidité. Vous n’aurez plus à faire des tris au préalable. Votre machine s’occupera de tout, peu importe le poids ou la taille de votre enveloppe. La majorité des versions de machines intelligentes est composée de plateaux pour les plis allant jusqu’à 5 kg.
Elle possède des plateaux externes spécialement faits pour accueillir des colis pesant au plus 35 kg. Vous trouverez la mémorisation des tarifs postaux les plus utilisés. Elle possède un système de collage des enveloppes.
La machine à affranchir en couleur
L’atout principal de cette machine à affranchir est sa capacité à imprimer en couleur de nombreux affranchissements. Elle est la meilleure solution pour exploiter le potentiel publicitaire des enveloppes durant une opération de mailing postal. C’est une machine connue pour ses enveloppes qui disposent de messages publicitaires en couleur. Ces dernières vous permettent d’enregistrer un bon taux d’ouverture par rapport à ceux des mailings standards.
Comment choisir sa machine à affranchir en fonction de ses besoins professionnels ?
Pour choisir votre machine à affranchir, vous devez tenir compte de plusieurs paramètres professionnels.
Nombre de plis à expédier en une journée : avant de préférer une machine à une autre, vous devez définir le nombre de plis approximatifs que vous comptez expédié par jour. C’est de cette manière que vous saurez le modèle de machine qui vous convient le mieux. En fonction de vos besoins, vous pourrez opter pour des machines de petits volumes (30 lettres par jour).
Vous trouverez des modèles de moyens volumes (30 à 200 lettres par jour) et de volumes importants (au moins 200 lettres par jour). Lorsque votre société envoie moins de 30 lettres la journée, la toute petite machine serait adaptée pour vous. Si votre option de sélection est le coût, la location des machines à affranchir est une meilleure option pour vous.
Il est préférable pour vous de louer des modèles d’entrée de gamme. Cela vous permettra de vous charger vous-même du dépôt de vos courriers à la Poste. Lorsque vous avez au plus 200 plis à affranchir par jour, vous devez préférer la petite machine. Si la simplicité est votre paramètre de sélection, souscrivez à un contrat de collecte auprès de la Poste.
Les machines intelligentes sont les meilleures pour vous lorsque vous avez plus de 200 plis à affranchir au quotidien. Si la rentabilité est votre option de sélection, vous pourrez tenir compte des solutions de routage. Ces dernières permettent d’externaliser les traitements de courriers pour des envois en grand nombre.
Je un passionné des technologies et un blogueur chevronné qui s‘est intéressé à la haute technologie depuis son plus jeune âge. J’ai commencé à écrire sur la technologie à l‘adolescence et j’ai continué dans mon temps libre sur des forums et des blogs tech. Je suis diplômé en informatique et en sciences des données et je travaille actuellement comme chercheur en technologies de l‘information. J’aime partager mes connaissances et mes pensées sur la haute technologie en publiant des articles sur des sujets variés tels que l’informatique, l‘intelligence artificielle, les technologies blockchain et la cybersécurité.
